Notulen jaarvergadering UPDB
5 februari 2020 te Zeist
Aanwezig namens
Het Groene Hart: Hans Loots, Gerard Benning; Dc Hilversum: Wim Vlooswijk, Bert Roest, Jaap Langerak; Gooi&Eemland (Baarn): Jelmer Martens, Leo van de Laan; Gooi&Eemland (Bunschoten): Wim Muys; Zenderstad: Ed Kok; ADG: Marcel Everloo, Hans Mulder, Harry de Waard; DBS: Ton van der Ploeg; Austerlitz: Herman Keereweer; DAWO: Leo van Raaij; Ons Genoegen: Arne van Mourik; UDG-Vriendenkring: Paul de Heus; LDV: Ben van der Linden
Namens het bestuur van de UPDB: Harry Vredeveldt, Teus de Mik, Ben van der Linden, Cock van Wijk, Paul de Heus (notulist)
- Opening
Om 20:00 uur opent voorzitter Harry Vredeveldt de vergadering. Hij vraagt enige ogenblikken stilte voor de leden die vorig jaar zijn overleden. Onder hen Dick de Boer, jarenlang penningmeester en Lid van Verdienste van de UPDB.
De voorzitter vertelt over de nieuwe voorzitter van de KNDB, Frans de Jonge, die het vroegere landelijke overleg met de provinciale voorzitters nieuw leven in wil blazen.
Bondsraadleden Arne van Mourik en Jelmer Martens vertellen iets over de laatste bestuurswisseling. Arne heeft een rapport geschreven met aanbevelingen voor de communicatie door de KNDB.
- Ingekomen stukken en bestuursmededelingen
Binnengekomen is bericht van de kascontrolecommissie, wordt behandeld bij punt 7 van de agenda.
- Notulen Jaarvergadering van 6 februari 2019
Deze worden zonder op-of aanmerkingen goedgekeurd. Met dank aan de secretaris.
- Jaarverslag van de secretaris
Dit verslag wordt met één kleine opmerking (Bram Boer en Evert van Grondelle zijn lid van Austerlitz, niet van DAWO) goedgekeurd. Met dank aan de secretaris.
- Jaarverslag van de coördinator Jeugdzaken
Ook hier worden geen opmerkingen geplaatst. Met dank aan de voorzitter en algemeen adjunct.
- Jaarverslag van de penningmeester
Er ontstaat een uitgebreide discussie over de kosten en opbrengsten van de trainingen voor senioren. Grofweg moest er afgelopen jaar 1000 euro op toegelegd worden.
Het aantal deelnemers (bij Keurentjes 8 en bij Tjon A Ong ongeveer 6) is veel te weinig om rendabel te zijn. Bovendien hoeft een deelnemer niet te betalen voor een trainingsavond waarop hij/zij niet aanwezig was.
Ben van der Linden antwoordt dat het al een aantal jaren beleid is dat de UPDB geld steekt in trainingen om het algemeen niveau te verbeteren. Dat wordt al die tijd gesteund door de Jaarvergadering. Dit jaar zijn er veel minder deelnemers.
Het bestuur zegt toe in de eerstvolgende bestuursvergadering een ondergrens te bepalen voor het aantal deelnemers. Ook gaat het bestuur streven naar kostenneutrale trainingen. Dat kan niet lopende de huidige trainingssessies, gezien de financiële verplichtingen die aangegaan zijn met zaalverhuurders en trainers. Ook zal in het vervolg de regel gelden dat iedere deelnemer vooraf betaald voor de hele trainingssessie, ongeacht het aantal avonden dat hij/zij deelneemt.
Na nog wat uitleg over een paar financiële zaken, wordt de jaarrekening goedgekeurd.
- Verslag kascontrolecommissie
Marcel Everloo heeft de controle uitgevoerd en stelt de vergadering voor het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. De vergadering gaat daarmee met een applaus akkoord.
Marcel benadrukt dat de boekhouding van Ben van der Linden er zeer verzorgd en correct uitzag.
- Benoeming nieuwe kascontrolecommissie
Wim Muys (2e jaar), Hans Loots (1e jaar) en Leo van Raaij (reserve) vormen de nieuwe commissie voor 2021.
- Begroting 2020 en vaststelling contributie
In 2019 is er meer uitgegeven dan ontvangen. Dit jaar wordt het Jeugdplan verder uitgewerkt: dat betekent meer kosten voor het schooldammen, beloning Ben Provoost en Zainal Palmans.
Dat betekent dat een contributieverhoging nodig is.
Opgemerkt wordt door de vergadering dat € 7,50 per jaar erg weinig is en al jaren niet verhoogd. Het is zelfs drie jaar geleden verlaagd toen de KNDB de contributie verhoogde.
Er wordt gesuggereerd dat er elders bezuinigd zou kunnen worden, bijvoorbeeld op de halfjaarlijkse boekjes. Deze worden echter gesponsord door Everloo Accountancy en dat sponsorgeld is specifiek bedoeld voor die boekjes.
Een andere bezuinigingsidee is om de trainingen op een clubavond te laten plaatsvinden. Dat zou mogelijk de animo voor de trainingen kunnen stimuleren.
Met één tegenstem wordt de contributieverhoging goedgekeurd.
De begroting voor 2020 wordt goedgekeurd met de belofte van het bestuur dat gestreefd zal worden naar kostenneutrale trainingen.
- Inventarisatie rondvraag
Voor de rondvraag geven zich op: Harry de Waard, Bert Roest, Jelmer Martens en Wim Vlooswijk.
10a. Loting voor de bekercompetitie
Er hebben zich 19 viertallen opgegeven, hetgeen betekent dat er een voorronde gehouden moet worden.
De voorronde wordt gespeeld in de week van 17-21 februari:
A Het Groene Hart 2 – Zenderstad 2
B dc Hilversum 2 – Austerlitz 2
C Gooi&Eemland 3 (Baarn) – UDG-Vriendenkring 2
De eerste ronde wordt gespeeld in de week van 2-6 maart:
UDG-Vriendenkring 1 – Austerlitz 1
Ons Genoegen 2 – winnaar C
Gooi&Eemland 2 (Bunschoten) – Het Groene Hart 1
winnaar B – DAWO 1
Gooi&Eemland 1 – LDV 1
Dc Hilversum 1 – Ons Genoegen 1
winnaar A – ADG 1
ADG 2 – Zenderstad 1
- Jeugdplan
Harry Vredeveldt geeft toelichting op de toestuurde stukken, met name de fasering in het schema.
De nul-meting is door Ben Provoost gedaan bij Zenderstad en dc Hilversum. Fase 0 is afgerond.
Ester van Muijen gaat een workshop geven bij de twee clubs.
Tot april 2020 is fase 2 bezig.
Activiteiten die in gang gezet zijn:
- Herfstcup (sept – dec 2019)
- Centrale training voor de kinderen
- Sneldamkampioenschap op 8 februari
In deze pilotfase wordt er gewerkt met een beperkt aantal clubs.
Bert Roest: complimenteert Harry Vredeveldt en Teus de Mik met het doorzetten van deze plannen. De vergadering stemt hiermee in met applaus.
- Provinciale clubcompetitie
Er zijn enkele negatieve reacties binnengekomen op de nieuwe viertallencompetitie. Daartegenover staat dat de competitie een stuk flexibeler en veel spannender geworden is.
Omdat in de derde klasse een aantal jeugdteams spelen, levert dat enkele problemen op: het versnelde tempo valt vooral bij wat zwakkere oudere spelers niet in de smaak. Voor de jongste kinderen is een eindtijd van 22 uur vaak te laat, dus ondanks dat snellere tempo.
Omdat het meedoen van jeugdteams erg belangrijk is, moeten we dat zoveel mogelijk faciliteren.
Afgesproken wordt dat in de derde klasse de begintijd van de wedstrijden waarin een jeugdteam meedoet 19:15 uur wordt. Dat kan eventueel ook wat later worden in onderling overleg.
Ook komt er een royale dispensatieregeling voor spelers die in een éénstapje hoger team spelen om in te vallen in het derdeklasse team. Deze dispensatiespelers moeten vooraf opgegeven worden en worden in het programmaboekje vermeld.
Daarna vindt de prijsuitreiking plaats:
Hoofdklasse: ADG
Eerste Klasse: UDG-Vriendenkring 1
Tweede Klasse: UDG-Vriendenkring 2
Derde Klasse: DAWO 3
Bekercompetitie: Gooi&Eemland (Baarn)
- AVG
Een club die om de mailadressen van haar leden verzocht werd, weigerde die adressen te geven aan het bestuur met een beroep op de privacy. Dat is de aanleiding om dat nog eens te bespreken. Bij dc Hilversum heeft men een privacy-statement opgesteld waarin staat dat de ondertekenaars, de clubleden dus, akkoord gaan met het desgevraagd verstrekken van de mailadressen aan UPDB- en KNDB-bestuur.
De vergadering vindt dat het bestuur de mailadressen hoort te krijgen wanneer ze dat nodig hebben.
Wel wordt er dringend gevraagd bij het rondmailen de adressen in een bcc te zetten.
- Aanmeldprocedure nieuwe leden
Het bestuur vraagt om bij het aanmelden van nieuwe leden, steeds een cc te sturen naar de UPDB. Dat voorkomt dat er nieuwe leden die niet bekend zijn bij de UPDB meedoen met wedstrijden.
- Bestuursverkiezing
Harry Vredeveldt is aftredend en herkiesbaar. Hij wordt met applaus voor nog eens drie jaar benoemd.
Ook Teus de Mik is aftredend en herkiesbaar als algemeen adjunct. Ook hij krijgt een applaus voor de komende drie jaar.
Erik van Maijenburg is in verband met zijn werk tussentijds afgetreden. Gelukkig doet hij nog wel Hilversum Denkt.
- Rondvraag
Harry de Waard vraagt of de Regiotoernooien al ‘over de grens’ gekeken hebben om meer deelnemende teams te trekken.
DAWO heeft dat gedaan voor het Heuvelrugtoernooi maar er is alleen bij Barneveld (geringe) belangstelling. Misschien wordt het toernooi samengevoegd met het Eemlandtoernooi.
Bert Roest wil graag dat we het gebruik van tablets bij wedstrijden bevorderen, ook richting KNDB. Hij vindt het niet kunnen dat een tegenstander het gebruik tegenhoudt. Het bestuur is geen voorstander van het ongelimiteerd gebruiken van tablets vanwege de nadelen.
Jelmer Martens bedankt de UPDB-leden voor het uitbrengen van stemmen op hem en Arne van Mourik die daardoor beiden plaats kregen in de Bondsraad.
Wim Vlooswijk wijst erop dat op de KNDB-site een aantal onvolkomenheden staan wat betreft de UPDB. Het bestuur zegt toe dat na te gaan.
Ben van der Linden meldt dat bij Hilversum Denkt op zaterdag 18 april er een demonstratie gegeven wordt door Ester van Muijen in de Kerkstraat.
- Sluiting
Om 23:00 uur sluit de voorzitter de vergadering en wenst iedereen wel thuis.